Từ 2026, hộ kinh doanh tiêu hủy hóa đơn điện tử sai quy định có thể bị phạt tới 20 triệu đồng, khi dữ liệu giao dịch được cơ quan thuế đối soát đa nguồn.
Hộ kinh doanh bị phạt 20 triệu đồng khi tiêu hủy hóa đơn điện tử không đúng quy định. Ảnh: Song Anh
Không được tự ý xóa hóa đơn điện tử; từ 01/6/2025 phải điều chỉnh hoặc thay thế thay vì hủy hóa đơn sai. Đồ hoạ: Song Anh
Hộ kinh doanh bị phạt 20 triệu đồng khi tiêu hủy hóa đơn điện tử không đúng quy định. Ảnh: Song Anh
Từ năm 2026, hộ kinh doanh bắt buộc tuân thủ quy trình tiêu hủy hóa đơn điện tử theo chuẩn dữ liệu mới quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Các hành vi tự ý xóa file, xóa email, làm mất dữ liệu hoặc tiêu hủy hóa đơn không đúng định dạng đều bị xem là vi phạm. Hộ kinh doanh có thể bị xử phạt đến 20 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP.
Sự thay đổi này diễn ra trong bối cảnh cơ quan thuế tăng cường quản lý hóa đơn điện tử, đặc biệt với nhóm hộ kinh doanh bán hàng qua thương mại điện tử (TMĐT). Theo Nghị định 91/2022/NĐ-CP, dữ liệu giao dịch từ sàn TMĐT, đơn vị vận chuyển, ví điện tử và ngân hàng được gửi trực tiếp và định kỳ về cơ quan thuế, khiến mọi sai sót hoặc thiếu dữ liệu hóa đơn đều có thể bị phát hiện.
Tiêu hủy hóa đơn điện tử không còn là việc “xóa file”
Trong nhiều năm, phần lớn hộ kinh doanh vẫn giữ thói quen xem tiêu hủy hóa đơn điện tử là xóa email, xóa file PDF hoặc xóa hóa đơn trong phần mềm. Tuy nhiên, khi Nghị định 70/2025 có hiệu lực, quy trình này đã thay đổi hoàn toàn. Việc tiêu hủy phải tuân thủ đúng quy trình kỹ thuật, bảo đảm dữ liệu bị tiêu hủy hoàn toàn và không thể khôi phục.
Người bán phải lập biên bản tiêu hủy, ghi rõ loại hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn, thời điểm và lý do tiêu hủy, đồng thời lưu trữ đầy đủ hồ sơ theo thời hạn của Luật Quản lý thuế 2025. Những hành vi như xóa ảnh chụp hóa đơn, xóa file trên Zalo Drive, xóa ứng dụng trên điện thoại hoặc mất dữ liệu khi đổi thiết bị mà không có biên bản đều được xem là tiêu hủy hóa đơn trái quy định.
Theo khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, kể từ ngày 1.6.2025, người bán không được phép hủy hóa đơn điện tử có sai sót như trước đây. Hóa đơn sai thông tin không được xóa, gỡ hay hủy trên hệ thống. Thay vào đó, người bán bắt buộc phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo đúng phương thức được quy định trong nghị định.
Sự thay đổi này diễn ra trong bối cảnh cơ quan thuế tăng cường quản lý hóa đơn điện tử, đặc biệt với nhóm hộ kinh doanh bán hàng qua thương mại điện tử (TMĐT). Theo Nghị định 91/2022/NĐ-CP, dữ liệu giao dịch từ sàn TMĐT, đơn vị vận chuyển, ví điện tử và ngân hàng được gửi trực tiếp và định kỳ về cơ quan thuế, khiến mọi sai sót hoặc thiếu dữ liệu hóa đơn đều có thể bị phát hiện.
Tiêu hủy hóa đơn điện tử không còn là việc “xóa file”
Trong nhiều năm, phần lớn hộ kinh doanh vẫn giữ thói quen xem tiêu hủy hóa đơn điện tử là xóa email, xóa file PDF hoặc xóa hóa đơn trong phần mềm. Tuy nhiên, khi Nghị định 70/2025 có hiệu lực, quy trình này đã thay đổi hoàn toàn. Việc tiêu hủy phải tuân thủ đúng quy trình kỹ thuật, bảo đảm dữ liệu bị tiêu hủy hoàn toàn và không thể khôi phục.
Người bán phải lập biên bản tiêu hủy, ghi rõ loại hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn, thời điểm và lý do tiêu hủy, đồng thời lưu trữ đầy đủ hồ sơ theo thời hạn của Luật Quản lý thuế 2025. Những hành vi như xóa ảnh chụp hóa đơn, xóa file trên Zalo Drive, xóa ứng dụng trên điện thoại hoặc mất dữ liệu khi đổi thiết bị mà không có biên bản đều được xem là tiêu hủy hóa đơn trái quy định.
Theo khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, kể từ ngày 1.6.2025, người bán không được phép hủy hóa đơn điện tử có sai sót như trước đây. Hóa đơn sai thông tin không được xóa, gỡ hay hủy trên hệ thống. Thay vào đó, người bán bắt buộc phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo đúng phương thức được quy định trong nghị định.
Không được tự ý xóa hóa đơn điện tử; từ 01/6/2025 phải điều chỉnh hoặc thay thế thay vì hủy hóa đơn sai. Đồ hoạ: Song Anh
Một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế có thể xử lý cho nhiều hóa đơn sai trong cùng kỳ nếu đáp ứng điều kiện. Thay đổi này nhằm minh bạch hóa dữ liệu, ngăn chặn tình trạng lợi dụng việc hủy hóa đơn để cơ cấu lại doanh thu.
Vi phạm quy trình tiêu hủy, mức phạt có thể lên tới 20 triệu đồng
Theo Điều 27 và Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP, hành vi tiêu hủy hóa đơn sai quy định bị xử phạt theo hai cấp độ:
- Phạt 4–8 triệu đồng khi tiêu hủy hóa đơn không đúng thời điểm.
- Phạt 8–20 triệu đồng khi tiêu hủy hóa đơn không đúng quy định, gây mất dữ liệu hoặc làm hóa đơn không thể truy xuất.
Những trường hợp như tiêu hủy khi chưa có hướng dẫn, xóa nhầm hóa đơn còn hiệu lực hoặc không lập biên bản tiêu hủy đều có thể dẫn tới xử phạt.
Rủi ro không chỉ nằm ở mức phạt. Khi không thể xuất trình dữ liệu gốc, cơ quan thuế sẽ dùng dữ liệu từ sàn TMĐT, đơn vị vận chuyển và ngân hàng để đối chiếu, từ đó xác định lại toàn bộ doanh thu thực tế. Điều này khiến hành vi tiêu hủy hóa đơn sai cách trở thành rủi ro lớn hơn nhiều so với mức phạt ban đầu.
Mất dữ liệu hóa đơn, hộ kinh doanh dễ bị đưa vào diện nghi vấn trốn thuế
Từ năm 2026, dữ liệu hóa đơn điện tử được đồng bộ theo thời gian thực với cơ quan thuế, cho phép đối chiếu doanh thu theo từng giao dịch, từng đơn hàng và từng dòng tiền phát sinh trong tài khoản. Trong bối cảnh dữ liệu được liên thông từ TMĐT, ngân hàng và đơn vị vận chuyển, mất dữ liệu hóa đơn không còn là lỗi kỹ thuật đơn thuần mà trở thành dấu hiệu bất thường trong kê khai doanh thu.
Nếu việc tiêu hủy hóa đơn sai quy định dẫn đến thiếu dữ liệu đối chiếu, hộ kinh doanh có thể bị truy thu toàn bộ doanh thu chưa kê khai, cụ thể:
- Truy thu toàn bộ doanh thu chưa kê khai,
- Phạt 20% số thuế thiếu,
- Tính tiền chậm nộp 0,03%/ngày,
Trường hợp có dấu hiệu cố ý che giấu doanh thu, hành vi có thể bị xem xét theo nhóm vi phạm trốn thuế theo Luật Quản lý thuế 2025. Chỉ cần dữ liệu hóa đơn không trùng khớp với dữ liệu từ TMĐT hoặc ngân hàng, hộ kinh doanh đã có thể bị đưa vào diện kiểm tra chuyên sâu.
Trong bối cảnh quản lý thuế dựa trên dữ liệu ngày càng chặt chẽ, việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không còn là thao tác mang tính thói quen. Hộ kinh doanh phải tuân thủ đúng quy trình, sử dụng chuẩn định dạng lưu trữ và xử lý hóa đơn sai sót theo phương án điều chỉnh hoặc thay thế thay vì xóa bỏ. Thói quen “xóa là xong” giờ đây không chỉ dẫn tới mức phạt cao mà còn kéo theo nguy cơ truy thu thuế và kiểm tra sâu nhiều kỳ tính thuế.
Vi phạm quy trình tiêu hủy, mức phạt có thể lên tới 20 triệu đồng
Theo Điều 27 và Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP, hành vi tiêu hủy hóa đơn sai quy định bị xử phạt theo hai cấp độ:
- Phạt 4–8 triệu đồng khi tiêu hủy hóa đơn không đúng thời điểm.
- Phạt 8–20 triệu đồng khi tiêu hủy hóa đơn không đúng quy định, gây mất dữ liệu hoặc làm hóa đơn không thể truy xuất.
Những trường hợp như tiêu hủy khi chưa có hướng dẫn, xóa nhầm hóa đơn còn hiệu lực hoặc không lập biên bản tiêu hủy đều có thể dẫn tới xử phạt.
Rủi ro không chỉ nằm ở mức phạt. Khi không thể xuất trình dữ liệu gốc, cơ quan thuế sẽ dùng dữ liệu từ sàn TMĐT, đơn vị vận chuyển và ngân hàng để đối chiếu, từ đó xác định lại toàn bộ doanh thu thực tế. Điều này khiến hành vi tiêu hủy hóa đơn sai cách trở thành rủi ro lớn hơn nhiều so với mức phạt ban đầu.
Mất dữ liệu hóa đơn, hộ kinh doanh dễ bị đưa vào diện nghi vấn trốn thuế
Từ năm 2026, dữ liệu hóa đơn điện tử được đồng bộ theo thời gian thực với cơ quan thuế, cho phép đối chiếu doanh thu theo từng giao dịch, từng đơn hàng và từng dòng tiền phát sinh trong tài khoản. Trong bối cảnh dữ liệu được liên thông từ TMĐT, ngân hàng và đơn vị vận chuyển, mất dữ liệu hóa đơn không còn là lỗi kỹ thuật đơn thuần mà trở thành dấu hiệu bất thường trong kê khai doanh thu.
Nếu việc tiêu hủy hóa đơn sai quy định dẫn đến thiếu dữ liệu đối chiếu, hộ kinh doanh có thể bị truy thu toàn bộ doanh thu chưa kê khai, cụ thể:
- Truy thu toàn bộ doanh thu chưa kê khai,
- Phạt 20% số thuế thiếu,
- Tính tiền chậm nộp 0,03%/ngày,
Trường hợp có dấu hiệu cố ý che giấu doanh thu, hành vi có thể bị xem xét theo nhóm vi phạm trốn thuế theo Luật Quản lý thuế 2025. Chỉ cần dữ liệu hóa đơn không trùng khớp với dữ liệu từ TMĐT hoặc ngân hàng, hộ kinh doanh đã có thể bị đưa vào diện kiểm tra chuyên sâu.
Trong bối cảnh quản lý thuế dựa trên dữ liệu ngày càng chặt chẽ, việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không còn là thao tác mang tính thói quen. Hộ kinh doanh phải tuân thủ đúng quy trình, sử dụng chuẩn định dạng lưu trữ và xử lý hóa đơn sai sót theo phương án điều chỉnh hoặc thay thế thay vì xóa bỏ. Thói quen “xóa là xong” giờ đây không chỉ dẫn tới mức phạt cao mà còn kéo theo nguy cơ truy thu thuế và kiểm tra sâu nhiều kỳ tính thuế.
